Está a organizar um evento? 6 dicas para lidar com o stress

São várias tarefas para cumprir e cada uma com data específica, acrescem-se a gestão do orçamento, da equipa e ainda a necessidade de garantir uma ótima experiência aos participantes. Não há dúvidas que organizar um evento provoca stress.

Reunimos 6 sugestões para garantir que consegue organizar o seu evento de forma eficiente e sem ser consumido pelo stress.


1. Planeie o evento de forma realista

Teoricamente fazer o planeamento do evento, garante a sua gestão de forma harmoniosa. Mas, tenha atenção! É fundamental que o planeamento seja pensado tendo em conta objetivos e prazos realistas. Caso contrário, só irá gerar mais stress!

Quando fizer o planeamento do seu evento, é importante fazer uma listas de todas as tarefas que precisam de ser executadas antes, durante e depois do evento.

Uma sugestão: faça uma lista de tarefas bem detalhada – não há nada mais satisfatório do que riscar um ou vários itens numa enorme lista de tarefas.

2. Use tecnologia, mas de forma sensata

Com a atual facilidade de acesso à tecnologia é fácil cair na tentação de utilizar várias plataformas e sistemas para gerir eventos e promover o seu evento.

As vantagens de utilizar um sistema online de inscrições são irrefutáveis, já que a gestão de inscrições manuais implica esforço, consome muito tempo e gera stress desnecessário. Centralize a informação do seu evento numa única plataforma que permita inscrições, pagamentos online seguros e garanta uma acreditação eficiente – vai garantir que toda a informação está num único local.

Já a utilização das redes sociais deve ser ponderada: concentre os seus esforços na atualização das plataformas que são utilizadas pela sua audiência. Para quê investir no Snapchat se os seus participantes usam maioritariamente o Facebook?

3. Estimule o bom relacionamento entre a equipa

As tarefas inerentes ao evento já provocam stress, imagine se ainda tiver de gerir conflitos entre membros da equipa!

Promova o espírito de equipa e de entreajuda entre os elementos da equipa e, se conseguir, faça com que a sua opinião prevaleça nas situações em que a equipa se encontra dividida.

4. Antecipe os problemas

O desconhecido gera stress, por isso antecipe-o! É importante que a equipa de organização do evento esteja preparada para eventuais imprevistos e problemas (e saiba exatamente o que fazer em cada situação).

Construa um plano de ação para diferentes cenários problemáticos, por exemplo o que fazer se um orador ficar doente ou se as condições meteorológicas não permitirem a organização do evento? Pense nas soluções em conjunto com a sua equipa, assim todos saberão como lidar eficazmente com qualquer imprevisto.

5. Evite o multitasking

Quando faz várias tarefas ao mesmo tempo, o risco de não conseguir fazê-las corretamente é enorme. Se provavelmente não vai conseguir fugir do multitasting durante os dias do evento, evite o stress que é fazer várias tarefas ao mesmo tempo na fase de pré e pós-evento.

6. Não se esqueça de si

Por muito planeamento que faça e muito sangue frio que possua, vão existir alguns momentos durante a organização do evento que lhe vão provocar maior stress.

Assim, é importante que tenha alguns momentos para descontrair e repor energias. Ao longo dos meses que se dedicar à organização do seu evento, reserve algumas horas para fazer as suas atividades preferidas, alimente-se de forma saudável e durma bem. Se cuidar bem de si, vai ver que encara as tarefas mais complexas e os imprevistos de forma mais pacífica.

Quando se organiza um evento, é quase impossível evitar algumas situações que provocam stress. Sendo assim, é importante não transparecer qualquer stress para os participantes e saber o que fazer quando surge um imprevisto. De qualquer forma, sempre que sentir que está perto do limite, pare uns momentos para respirar fundo e, se não conseguir resolver a situação, peça ajuda.

Fonte: WEventual


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